كيف تجري فحصاً شاملاً لكفاءة النظام

هل يساعدك نظامك الحالي أم يعوقك؟

Cubex Solutions, Mustafa Rawi

برامج تخطيط موارد المؤسسات ونظم إدارة الأعمال هي مجموعة من الأدوات التي نستخدمها يومياً في أعمالنا لنحقق الأهداف التي تصبو إليها مؤسساتنا. وهنا تطرح الأسئلة التالية نفسها: هل يساعدك النظام على أن تكون أكثر إنتاجية وفاعلية؟ هل تستخدم النظام بشكل صحيح؟ هل يعوق النظام عملك بأي شكل؟ هذه هي الأسئلة التي يجيب عنها أي فحص لمستوى أداء النظام.

تحديد الأهداف والمسئولين

الخطوة الأولى في أي فحص هي تحديد أهدافه. أي نظام برمجي له دورة حياة، وستتباين الأهداف باختلاف مراحل هذه الدورة. مثلاً، لو كنت قد اشتريت نظاماً لتوك فستحتاج إلى إجراء فحص لمطابقة ما يقدمه النظام مقارنة مع متطلبات العمل لديك. إما إذا كان النظام مستقراً وتم استخدامه لبعض الوقت في مؤسستك، فستحتاج لفحص ما إذا كان لا يزال قادراً على استيعاب المتغيرات، أم يجب أن يتم تغيير النظام أو ترقيته. في أي مرحلة من دورة حياة النظام، يجب أن تقوم بتقييم أمن النظام وقدرة موظفيك ومستخدمي البرنامج أو النظام على إجراء وتنفيذ كافة العمليات بشكل سليم. قد تحتاج في بعض الأحيان أيضاً لدراسة مدى التزام النظام بأي معايير داخلية أو خارجية، قانونية كانت أو لدواعي الجودة وفحصها.

قد يقود عملية الفحص هذه فريق داخلي، أو استشاري من خارج الشركة. يجب أن يتمتع فريق الفحص الداخلي بمهارات تؤهلهم للحكم الموضوعي غير المتحيز أثناء إجراءهم الفحص. عادة ما ينضم بعض أفراد إدارة تقنية المعلومات إلى فريق الفحص، وخاصة إذا كان النظام يرتبط بنظم وأجهزة وعتاد آخر؛ وهو ما يجب تقييمه أيضاً. يجب مراعاة أن يكون أحد ممثلي الإدارة العليا مشاركاً في التقييم والفحص، وكذلك لضمان أن الفحص سيتم بالصورة المناسبة والدقة اللازمة.

تقييم استخدام النظام

لو بدأنا بتقييم النظام وظيفياً، فيجب أن تسأل أسئلة من نوع: هل يستخدم الموظفين النظام بكامل إمكانياته فعلاً؟ هل يحصلون على مزايا إضافية مقارنة بالعمل اليدوي أو باستخدام نظم أخرى؟ هل يضيع الموظفين وقتاً بسبب استخدامهم للنظام، ربما بسبب تعقيده، كثرة واجهاته، أو كثرة عملياته؟ حسب حجم مؤسستك، قد يتطلب الأمر عينة من إدارة واحدة أو ربما يستلزم فحصاً شاملاً في كافة إدارات الشركة.

قم بإجراء اجتماعات مع الموظفين وتعرف على ما يقومون به طوال يوم العمل. ما الذي يحاولون تحقيقه وما الذي حققوه فعلاً من استخدام النظام؟ سيكون من المفيد أيضاً أن تجتمع بمستخدمي المعلومات (الموظفين الذين يستفيدون من البيانات التي تسجلها الإدارة على النظام) وبجامعي المعلومات (الموظفين الذين يدخلون هذه البيانات في تلك الإدارة) لتتعرف بشكل واضح جداً على أي فوائد أو قصور في النظام.

ستحتاج أيضاً إلى تقييم العمليات وآليات تنفيذها الحالية وما إذا كانت مطابقة لما يقدمه البرنامج والتدريب الذي حصل عليه الموظف؛ إذ يفترض أن مزود النظام قد قدم تدريباً على الاستخدام الأمثل للنظام، وأي حيد عن هذه الطريقة قد يمثل أخطاء في الاستخدام وبالتالي يقلل من قدرة النظام على الوصول إلى كفاءته القصوى. هذه الخطوة تحتاج إلى جهد كبير وإلى دراية جيدة بنظم إدارة الأعمال و تخطيط موارد المؤسسات. إذا وجدت فروقاً فيجب أن تحدد ما إذا كانت الأساليب التي استحدثها الموظفين ترفع أم تخفض من تكاليفك (سواء مالياً أو من حيث الوقت اللازم لإتمام تنفيذ العمل). وفقاً لما تصل إليه، قد تحتاج إلى تطوير عملياتك الداخلية وإعادة تدريب موظفيك على الاستخدام الأمثل لنظام إدارة الأعمال.

نتائج الفحص

يجب أن توثق كل ما توصلت إليه في الفحص، وخاصة إذا ما كانت إعادة هندسة العمليات (تغيير الأساليب التي تتبعها في تنفيذ العمليات) ضرورية، وأن تضع جدولاً بالمتابعات اللازمة مستقبلاً لضمان أن كافة التغييرات يتم تطبيقها كما هو مخطط. لاحظ أن هذا الفحص لا يحتاج لأن يكون أمراً رسمياً شاملاً (وإن كنا نفضل أن يكون كذلك)، إذ أن المحاسب الذي يتتبع تدفق البيانات من حركة مخزون إلى إنشاء القيود المحاسبية يمكن اعتباره أحد أشكال الفحص، وقد يتوصل إلى أن بعض الجداول تحتاج إلى تحديث لتطابق ما يحتاجه وما ينبغي تحقيقه.


Leave a comment

You must be logged in to post a comment.